Stand: 3. Oktober 2026

Datenschutz der Mitarbeiter-App

Hier erfährst du, welche Daten die native Zeitcore-App verarbeitet, wofür sie benötigt werden und wie du deinen persönlichen Zugang löschen kannst.

1. Wer verarbeitet deine Daten?

Zeitcore wird von der Reflyne UG (haftungsbeschränkt), Unter Linden 86, 50859 Köln, Deutschland, bereitgestellt. Du erreichst uns unter info@reflyne.com oder +49 176 64844180.

Dein Arbeitgeber ist für die Verarbeitung deiner Arbeitszeit- und Beschäftigtendaten verantwortlich. Dazu gehören die Zwecke der Zeiterfassung, die berechtigten Personen im Unternehmen und die Aufbewahrung betrieblicher Nachweise. Reflyne verarbeitet diese Daten im Auftrag des Arbeitgebers. Ergänzend gelten dessen Datenschutzhinweise für Beschäftigte.

Für die Verwaltung des übergreifenden persönlichen Zeitcore-Zugangs und die eigenen Zwecke der Zugangs- und Betriebssicherheit ist Reflyne verantwortlich. Die Daten dieser Anmeldung werden von den betrieblichen Beschäftigtendaten unterschieden, auch wenn ein Zugang mit mehreren Unternehmen verknüpft ist.

2. Einladung, Passwort, Passkey und Sitzung

Dein Arbeitgeber hinterlegt die für die Einladung nötigen Angaben. Bei der Aktivierung werden deine Benutzeridentität und Unternehmenszuordnung eingerichtet. Dabei werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Benutzer- und Mitarbeitendenkennungen sowie Mitgliedschaften verarbeitet.

Die Anmeldung erfolgt mit einem Passwort oder Passkey. Bei der Passwortanmeldung wird dein Passwort verschlüsselt über HTTPS an den Server übertragen und dort gegen einen gesalzenen Passwort-Hash geprüft. Der Server speichert dein Passwort nicht im Klartext. Die native App speichert eingegebene Passwörter nicht dauerhaft. Für Aktivierung und Passwortzurücksetzung werden zeitlich begrenzte Links per E-Mail versendet.

Bei der Passkey-Anmeldung verarbeitet Zeitcore den öffentlichen Anmeldeschlüssel, dessen Kennung und die technischen Antworten zur Prüfung. Den privaten Passkey verwaltet dein Passkey-Anbieter. Zeitcore erhält keine biometrischen Vorlagen (etwa Face ID oder Fingerabdruck) und keinen Gerätecode.

Die App speichert Sitzung und Schutzinformationen gerätegebunden: unter iOS im Schlüsselbund, unter Android verschlüsselt mit einem Schlüssel aus dem Android Keystore. Der Server verarbeitet Sitzungszeitpunkte, IP-Adresse und Clientangaben für Anmeldung und Zugriffsschutz. Die App führt keinen dauerhaft gespeicherten lokalen Cache deiner Wochenübersichten oder Anträge.

3. NFC und Arbeitszeiten

Beim Scan eines eingerichteten Zeitcore-Tags übermittelt die App Tag- und Prüfinformationen an den Server. Die bestätigte Buchung enthält deine Mitarbeitendenzuordnung, Buchungsart, Zeitpunkt sowie Terminal und zugeordneten Arbeitsstandort. Der feste Standort des gescannten Tags kann dadurch deiner Buchung zugeordnet werden.

Die App ruft dafür keine GPS-Position ab und erfasst deinen Aufenthaltsort nicht fortlaufend. Diese Version verwendet keine Bluetooth-Präsenzerfassung. NFC dient der von dir ausgelösten Buchung.

Arbeits- und Pausenzeiten, Sollzeiten, Buchungsverlauf und Zeitkonto werden aus dem System deines Unternehmens angezeigt. Berechtigte Personen deines Unternehmens erhalten den ihrer Rolle entsprechenden Zugriff.

Neue Buchungen benötigen Internet. Wenn der Ausgang einer bereits begonnenen Buchung unklar ist, speichert die App die zur erneuten Prüfung benötigte Anfrage und einen eindeutigen Schlüssel gerätegebunden im geschützten lokalen Speicher. Damit lässt sich dieselbe Anfrage nach einer Unterbrechung prüfen, ohne absichtlich eine neue Buchung zu erzeugen.

4. Abwesenheiten und weitere Meldungen

Abwesenheitsanfragen enthalten Art, Zeitraum und Bearbeitungsstatus. „Krank“ und „Kind krank“ betreffen Gesundheitsinformationen. Im Unternehmenssystem kann außerdem der Status einer ärztlichen Bescheinigung angezeigt werden. Die native App bietet keinen Upload von Attestdateien.

Zeitkorrekturen enthalten den betroffenen Tag, vorgeschlagene Buchungen und deine Begründung. Homeoffice- und Mobilarbeit-Meldungen enthalten Datum, Zeitfenster und gegebenenfalls deine Notiz. Gib in Freitextfeldern nur die für den Vorgang nötigen Informationen an.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Der persönliche Zugang ermöglicht die vereinbarte Nutzung von Zeitcore. Soweit ein Nutzungsvertrag mit dir besteht, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Grundlage. Der Schutz vor unberechtigten Zugriffen sowie ein sicherer und verfügbarer Betrieb beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse liegt in der Absicherung des Dienstes und seiner Nutzer.

Die Rechtsgrundlagen für Beschäftigtendaten legt dein Arbeitgeber für seine konkreten Zwecke fest. In Betracht kommen insbesondere erforderliche Verarbeitung im Beschäftigungsverhältnis nach § 26 BDSG und gesetzliche Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Für Gesundheitsdaten müssen zusätzlich die einschlägigen Voraussetzungen von Art. 9 DSGVO, insbesondere Abs. 2 lit. b, und § 26 Abs. 3 BDSG erfüllt sein. Die Nutzung der App ersetzt diese Prüfung des Arbeitgebers nicht.

6. Dienstleister und technische Protokolle

Die App verbindet sich über HTTPS mit der Zeitcore-Anwendung. Der Anwendungsbetrieb erfolgt bei Vercel, die produktive PostgreSQL-Datenbank bei Supabase. Die Anwendung ist auf die Rechenregion Dublin, die Datenbank auf die EU-Region Irland konfiguriert. Für Authentifizierungs-E-Mails wird Resend verwendet. Berechtigte technische Dienstleister verarbeiten Daten nur im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben.

Serverseitige Fehlerdiagnosen können über Sentry verarbeitet werden. Die Anwendung bereinigt dafür unter anderem Benutzerfelder, Anfrageinhalte, Header sowie URL-Parameter. Technische Ereignisse und Request-Kennungen können dennoch mit serverseitigen Protokollen zusammenhängen.

Vorgänge wie Anmeldung, Buchung und Bearbeitung eines Antrags werden für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit protokolliert. Dazu können IP-Adresse, Clientangaben, technische Kennungen, Zeitpunkt sowie die betroffene Aktion gehören. Es gibt in der nativen App keine Werbe-SDKs und keine Verknüpfung mit fremden Daten für personalisierte Werbung.

Eine EU-Rechenregion bedeutet nicht, dass sämtliche Dienstleistungen ausschließlich innerhalb der EU erbracht werden. Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, gelten die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln. Informationen zu den für dich einschlägigen Empfängern und Garantien erhältst du bei Reflyne beziehungsweise deinem Arbeitgeber.

7. Speicherdauer und Kontolöschung

Dein persönlicher Zugang besteht, solange er zur Nutzung benötigt wird. Du kannst ihn in der App unter Konto → Konto löschen löschen. Nach der erforderlichen Bestätigung werden deine Anmeldedaten entfernt und deine Zugänge zu den verknüpften Unternehmen beendet. Einzelheiten und mögliche Voraussetzungen stehen auf der Seite Konto löschen.

Die Kontolöschung löscht nicht automatisch die getrennten Arbeitszeit-, Abwesenheits- und Abrechnungsnachweise deines Arbeitgebers. Deren Dauer richtet sich nach dem konkreten Nachweiszweck und den tatsächlich anwendbaren Pflichten. Für bestimmte Arbeitszeitnachweise gelten mindestens zwei Jahre; für steuerliche oder handelsrechtliche Unterlagen können je nach Belegart andere Fristen gelten. Es gibt keine pauschale Frist für alle in Zeitcore gespeicherten Daten.

Technische Sicherheitsnachweise werden nach ihrem Zweck getrennt beurteilt. Ein noch zu klärender Sicherheitsvorfall oder ein konkreter Rechtsanspruch kann eine weitere, auf den erforderlichen Umfang begrenzte Speicherung begründen. Eine abgelaufene Anmeldung bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche zugehörigen Protokolle bereits entfernt wurden.

Die verwalteten täglichen Datenbanksicherungen bei Supabase werden derzeit sieben Tage aufbewahrt. Gesonderte verschlüsselte Archive sind davon getrennt und werden außerhalb der laufenden Nutzung geschützt aufbewahrt. Eine Löschung aus dem laufenden System entfernt nicht im selben Moment jede ältere Sicherungskopie. Eine Wiederherstellung muss bereits erfolgte Kontolöschungen berücksichtigen, bevor das wiederhergestellte System wieder genutzt wird. Für konkrete Angaben zu vorhandenen Archiven und dem zuständigen Löschweg kannst du uns oder deinen Arbeitgeber kontaktieren.

Auch eine noch unbestätigte Kontolöschung kann anhand eines zufälligen, gerätegebunden im Schlüsselbund gespeicherten Löschbelegs erneut geprüft werden. Er dient der Klärung des Ergebnisses und ist kein neuer Anmeldezugang.

8. Deine Rechte

Nach den gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Eine Einwilligung kannst du mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Für deinen persönlichen Zeitcore-Zugang und unsere eigenen Verarbeitungszwecke wende dich an info@reflyne.com. Für betriebliche Beschäftigtendaten ist dein Arbeitgeber die zuständige Stelle. Wenn du uns dazu kontaktierst, unterstützen wir die Zuordnung deiner Anfrage. Die unmittelbare Löschung des persönlichen Zugangs beginnt direkt in der App und erfordert keine E-Mail an den Support.

9. Beispielansicht und externe Seiten

Über „App mit Beispieldaten ausprobieren“ kannst du eine gekennzeichnete Beispielansicht mit fiktiven Personen und Daten öffnen. Diese Beispieldaten bleiben im Arbeitsspeicher auf dem Gerät und werden beim Schließen der Beispielansicht verworfen. Beispielaktionen sind keine Arbeitszeitbuchungen und verändern keine Unternehmensdaten.

Diese Informationsseiten laden keine Analyse- oder Messenger-Skripte. Beim Aufruf fallen technisch erforderliche Verbindungsdaten beim Hosting an. Öffnest du andere Angebote, etwa die öffentliche Zeitcore-Website oder die Arbeitgeberverwaltung, gelten zusätzlich deren Datenschutzhinweise.